Informativa sulla Privacy di Onirys

1. Introduzione

In conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e al D. Lgs. 196/2003 e successive modifiche, Onirys S.r.l., con sede legale in Via Larga 27/4 Bologna, P. IVA 04298431208, in qualità di Titolare del trattamento, fornisce la presente informativa per descrivere le modalità con cui tratta i dati personali degli utenti.

2. Tipologie di dati trattati

Dati forniti volontariamente

Tramite form, email, contatti telefonici o utilizzo diretto della piattaforma:

• Dati identificativi (nome, cognome, email, numero di telefono)
• Dati contrattuali e di fatturazione
• Contenuti inseriti dall’utente nei sistemi
• Curriculum vitae (per candidature)

Dati generati dall’uso dei servizi

• Metadati delle chiamate: numero chiamante/chiamato, data, ora, durata, ID sessione.
• Trascrizioni vocali: il contenuto della conversazione, trascritto automaticamente in formato testuale, può essere conservato anche a tempo indeterminato.
• Dati tecnici: IP, tipo di browser, dispositivo, sistema operativo, log delle operazioni.
• Cookie e tecnologie simili: usati per finalità tecniche, analitiche e funzionali.

3. Registrazioni audio

Onirys può effettuare la registrazione audio delle chiamate, in conformità a quanto previsto nei Termini di Servizio (ToS). Le registrazioni, ove presenti, sono utilizzate esclusivamente per finalità connesse al miglioramento del servizio, all’analisi delle conversazioni e al monitoraggio della qualità delle interazioni.

La durata della conservazione di tali registrazioni è comunque limitata e definita in base ai principi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), in particolare al principio di minimizzazione del trattamento. Onirys applica policy rigorose che impediscono la conservazione dei dati a tempo indeterminato, assicurando che le registrazioni vengano eliminate allo scadere del periodo strettamente necessario alle finalità per cui sono state raccolte.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

Il trattamento dei dati personali avviene per le seguenti finalità, nel rispetto delle basi giuridiche previste dal GDPR:

• Erogazione dei servizi richiesti: i dati personali vengono utilizzati per permettere l’attivazione, la gestione e l’erogazione delle funzionalità offerte da Onirys, incluse le interazioni vocali automatizzate, l’accesso alle dashboard, il supporto tecnico e la personalizzazione del servizio. (Base giuridica: esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali).
• Adempimenti amministrativi, contabili e fiscali: i dati vengono trattati per adempiere a obblighi normativi e regolamentari (es. fatturazione, registrazioni contabili, obblighi fiscali, risposte ad autorità competenti). (Base giuridica: obbligo legale).
• Assistenza tecnica e controllo di qualità: raccogliamo metadati, log e trascrizioni per garantire il corretto funzionamento della piattaforma, diagnosticare anomalie, rispondere a segnalazioni degli utenti e assicurare standard qualitativi elevati. (Base giuridica: legittimo interesse del Titolare).
• Comunicazioni promozionali e marketing diretto: previo esplicito consenso, inviamo email, notifiche o altri messaggi per informare l’utente su nuovi servizi, offerte o aggiornamenti rilevanti. (Base giuridica: consenso dell’interessato).
• Analisi conversazionale e miglioramento dei sistemi: utilizziamo trascrizioni e dati derivanti dalle conversazioni per ottimizzare l’efficacia degli agenti vocali, addestrare modelli linguistici, migliorare l’interazione utente-sistema e personalizzare le risposte. Quando possibile, queste attività si basano sul legittimo interesse; se implicano profilazione o valutazioni automatizzate, sarà richiesto il consenso. (Base giuridica: legittimo interesse o consenso, a seconda del contesto specifico).

5. Modalità di trattamento

I dati sono trattati mediante strumenti elettronici e automatizzati, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza e sicurezza. Sono adottate misure tecniche e organizzative per prevenire accessi non autorizzati, perdite e manipolazioni.

6. Conservazione dei dati

I dati personali sono conservati:

• Per la durata contrattuale e fino a 10 anni dopo la cessazione (dati amministrativi)
• Fino a 12 mesi (log tecnici), salvo proroghe per obblighi legali
• A tempo indeterminato per le trascrizioni, salvo richieste di cancellazione o limitazione

7. Comunicazione e trasferimento dei dati

I dati potranno essere comunicati a:

• Collaboratori autorizzati e soggetti interni
• Fornitori esterni (es. hosting, telecomunicazioni, sicurezza) nominati responsabili
• Enti pubblici o autorità giudiziarie nei casi previsti dalla legge
• Eventuali trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo avverranno nel rispetto delle garanzie previste dal GDPR.

8. Diritti dell’interessato

L’utente può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR:

• Accesso, rettifica, cancellazione e portabilità
• Opposizione o limitazione al trattamento
• Revoca del consenso
• Reclamo all’Autorità Garante
• Per l’esercizio dei diritti: privacy@onirys.it

9. Ruoli e responsabilità

Onirys è titolare del trattamento per i dati raccolti direttamente. Può agire anche come responsabile del trattamento per conto dei propri clienti, in base a specifici accordi contrattuali.

10. Modifiche all’informativa

Onirys si riserva il diritto di aggiornare la presente informativa. Ogni modifica sarà pubblicata su questo sito con data di aggiornamento.